Project Management – PRINCE 2, MSP

Baza znanja

Strukturirano upravljanje projektima i programima

Uspostavite potpunu kontrolu, predvidljivost i usklađenost s poslovnom strategijom uz PRINCE2, MSP i najbolje prakse Project Managementa.
Isporučite prave rezultate – na vrijeme, unutar budžeta i s mjerljivom poslovnom vrijednošću.

Project, Programme & Portfolio Management – EDUKACIJA

Project Management – baza znanja

Project Management je disciplina planiranja, izvedbe i kontrole projekta kako bi se isporučio dogovoreni opseg u zadanom roku, budžetu i kvaliteti.

PRINCE2 je procesno vođena metoda upravljanja projektima utemeljena na principima, temama i procesima, s jasnim ulogama i odgovornostima.
PRINCE2 naglašava „kontrolirane faze“, poslovno opravdanje (Business Case) i prilagodbu metode kontekstu projekta.

MSP (Managing Successful Programmes) pruža okvir za upravljanje skupom povezanih projekata koji zajedno ostvaruju poslovne koristi i trajnu promjenu. MSP se fokusira na viziju, mapu koristi, governance i upravljanje rizicima na razini programa, osiguravajući usklađenost s strategijom.

U praksi, PRINCE2 se koristi za vođenje pojedinačnih projekata, dok MSP orkestrira više projekata kako bi isporučio objedinjene koristi.
Zajedno,MSP i PRINCE2 donose strukturirano upravljanje od razine projekta do programa, povećavaju predvidljivost, upravljivost rizicima i ostvarenje strateških ciljeva.

PRINCE 2

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) je metoda upravljanja projektima koja pruža jasnu strukturu odluka, odgovornosti i dokumentacije kroz cijeli životni ciklus projekta. Temelji se na 7 principa, 7 tema i 7 procesa, te se prilagođava (tailoring) svakom projektu – bez obzira na industriju, veličinu ili način isporuke (klasični ili agilni).

Zašto PRINCE2?

Predvidljivost i kontrola: upravljanje po fazama, definirani ulazi/izlazi i „go/no-go“ točke.
Jasne uloge i odgovornosti: sponzorstvo, upravljački odbor, voditelj projekta, timovi isporuke.
Fokus na poslovnu vrijednost: Business Case se provjerava tijekom cijelog projekta.
Mjerljiv napredak: planovi, tolerancije, izvještaji i upravljanje odstupanjima.
Skalabilno i agnostično: radi u IT-u, javnom sektoru, financijama, proizvodnji – i s Agile praksama.

7 PRINCE2 principa

Kontinuirano poslovno opravdanje
Učenje iz iskustva
Definirane uloge i odgovornosti
Upravljanje po fazama
Upravljanje iznimkama (tolerancijama)
Fokus na proizvode (Product-based planning)
Prilagodba projektu (tailoring)

7 tema (što stalno pratimo)

Business Case – zašto projekt postoji i vrijedi li i dalje.
Organizacija – tko odlučuje i isporučuje.
Kvaliteta – kriteriji prihvaćanja i provjere.
Planovi – razine planiranja i tehnike planiranja proizvoda.
Rizik – identifikacija, procjena i odgovori.
Promjene – upravljanje zahtjevima, defektima i odobrenjima.
Napredak – praćenje, izvještavanje i odluke po fazama.

7 procesa (kako teče projekt)

Starting up a Project (SU) – inicijalna provjera isplativosti, mandat, tim za pokretanje.
Directing a Project (DP) – odluke Upravljačkog odbora, odobrenja i smjernice.
Initiating a Project (IP) – izrada PID-a (Project Initiation Documentation), baseline planovi i upravljačke strategije.
Controlling a Stage (CS) – dnevno/tekuće vođenje, nadzor rada i upravljanje iznimkama.
Managing Product Delivery (MP) – dogovor izlaza, prihvat i isporuka proizvoda.
Managing a Stage Boundary (SB) – evaluacija faze, ažuriranje Business Casea, plan sljedeće faze.
Closing a Project (CP) – formalno zatvaranje, učenje i prijenos odgovornosti.

Uloge i odgovornosti

Sponzor/Upravljački odbor – strateške odluke, resursi, uklanjanje prepreka.
Voditelj projekta – planiranje, koordinacija, izvještavanje i upravljanje rizicima/promjenama.
Voditelji timova isporuke – izrada dogovorenih proizvoda prema kriterijima kvalitete.
Korisnici i dobavljači – definiraju zahtjeve i isporučuju rješenja.

PRINCE2 i Agile

PRINCE2 se može kombinirati s Scrum/Kanban praksama: iteracije i backlog na razini isporuke, dok PRINCE2 osigurava governance, Business Case, tolerancije i odluke po fazama. To daje brzinu + kontrolu.

Ključni artefakti (primjeri)

Project Brief & PID (osnovne postavke i plan inicijative)
Product Breakdown Structure, Product Descriptions (fokus na isporučivo)
Risk, Issue & Change log (kontrola neizvjesnosti)
Highlight/End Stage Reports (transparentnost napretka)

Najčešće pogreške i kako ih izbjeći

„Sve po špranci“ bez prilagodbe → prilagodite opseg dokumentacije veličini i riziku.
Slab Business Case → kontinuirano ga ažurirajte i koristite za odluke.
Nejasne uloge → formalizirajte odgovornosti i tolerancije po fazama.
Preskakanje upravljanja promjenama → uvedite jasan Change Authority i kriterije.

Kako započeti (prvih 30–60 dana)

Definirajte Business Case i mandat.
Postavite upravljačku strukturu (odbor, voditelj projekta, timovi).
Napravite Product-based plan i kriterije kvalitete.
Uvedite risk/change registre i ritam izvještavanja.
Odaberite razinu tailoringa: „lean“ dokumentacija, ali bez gubitka kontrole.

Zaključak: PRINCE2 donosi jasnoću, odgovornost i predvidljivost. Uz pravilno prilagođavanje i kombinaciju s agilnim praksama, omogućuje brzu isporuku koja je istovremeno kontrolirana i poslovno opravdana.

Managing Successful Programmes (MSP)

MSP (Managing Successful Programmes) je okvir za upravljanje programima – skupovima povezanih projekata – koji organizacijama omogućuje da vode investicije u promjenu, ostvaruju mjerljive koristi i ostanu usklađene sa strategijom. MSP donosi jasno governance-okruženje (odluke, odgovornosti, kontrole) i „mapu puta“ kroz životni ciklus programa – od ideje do zatvaranja.

Zašto MSP?

Povezuje viziju i strategiju s isporukom konkretnih koristi.
Omogućuje upravljanje međuovisnostima, resursima i rizicima preko više projekata.
Pruža fleksibilnost i agilnost na razini organizacijskih promjena (MSP 5th ed.).

MSP principi (temeljna načela)

Lead with purpose
Collaborate across boundaries
Deal with ambiguity
Align with priorities
Deploy diverse skills
Realize measurable benefits
Bring pace and value.

Ova načela održavaju fokus na dugoročne ciljeve uz upravljanje promjenom i neizvjesnošću.

MSP teme (5th edition)

Organization
Design
Justification
Structure
Knowledge
Assurance
Decisions

sedam tema koje definiraju ključne aspekte upravljanja i kontrola kroz cijeli životni ciklus programa.

Transformational Flow (procesi programa)

Identifying a Programme → Defining a Programme → Managing the Tranches → Delivering the Capability → Realizing the Benefits → Closing a Programme – vremenski slijed aktivnosti koji vodi program od pokretanja do zatvaranja i realizacije koristi.

Uloge i odgovornosti (sažeto)

Sponzor/Upravljački odbor programa – strateške odluke, resursi, uklanjanje prepreka.
Programme Manager – orkestracija projekata, koristi, rizici, međuovisnosti.
Business Change Manager – usvajanje promjena i realizacija koristi u poslovanju. (Uloge su naglašene u MSP 2011 te i dalje primjenjive.)

MSP i PRINCE2 (zajedno bolje)

PRINCE2 upravlja pojedinačnim projektima (opseg, rok, trošak, kvaliteta), dok MSP koordinira više projekata da bi isporučio poslovne koristi i trajnu promjenu – uz zajedničko governance okruženje.

Tipični artefakti programa

Vision & Blueprint
Benefits profiles/map
Programme Business Case
Projects Dossier
Plan po tranšama
Risk/Issue/Dependency registre
Assurance izvještaji.

(Strukturirano opisano u MSP vodičima i modelima procesa.)

Najčešće pogreške (i kako ih izbjeći)

Fokus na projekte bez jasne vizije/koristi → definirati i održavati Benefits Management.
Preširok opseg i „big bang“ pristup → upravljati promjenom po tranšama.
Slaba integracija s poslovanjem → osnažiti ulogu Business Change Managera

Kako započeti (prvih 60–90 dana)

Potvrditi viziju i Business Case programa.
Uspostaviti governance i ključne uloge (Sponsor, Programme Manager, BCM).
Definirati Blueprint i Benefits profiles;
Mapirati projekte u Projects Dossier i planirati tranše;
Pokrenuti assurance i ritam izvještavanja

Zaključak: MSP pruža strukturiran, ali prilagodljiv pristup vođenju velikih promjena – tako da koristi nastanu, a strategija postane operativna stvarnost.

Pinterest – Project Management (PMP/PMI , PRINCE 2,…)